الشاهين

القبس - إعداد: مارون بدران
كيف تتعامل مع موظفيك في جميع الحالات؟ سؤال يطرحه رؤساء مجالس إدارة كثر ومديرون أكثر. فكل مواجهة مع طبيعة حدث ما تختلف عن الأخرى. وفي معظم الأحيان، لا يفلح المدير في التعامل مع ردود الأفعال السلبية لدى بعض الموظفين. ويقترح كتاب «إدارة الأداء» للمؤلف أندرو شوارتز بعض الطرق للتعامل مع ردود الأفعال السلبية.

في حالة صمت الموظف
قد يتسبب الاستياء أو العدوانية في امتناع الموظف عن الحديث إليك تماماً. وأنت لست في حاجة للقيام بمجهود في اللغو أو الأحاديث التافهة في محاولة لتهدئة الأمور. وعادة ما سوف يتلاشى الصمت بمفرده، ولكن إذا ما استمرت حالة الصمت تحدث إلى الموظف بصراحة. اطلب الدخول في مناقشة مما سيتيح لكليكما فرصة تجاهل الموضوع واستئناف العلاقات العادية. ضع في ذهنك وذكر الموظف أن تقييم الأداء يشمل التقييم بدرجة 360. وسوف يتم ادراج تعليقات الموظف أو الموظفة في تقرير التقييم، لذا قم بتشجيع الموظف لإعداد تعليق كتابي أوالاستجابة للتقييم.

في حالة الانصراف
يدرك بعض الناس أنهم غير قادرين على مواجهة موضوع معين ويفضلون الانسحاب من الموقف بدلاً من فقد أعصابهم. قد تطلب من الشخص أن يجلس حتى يمكن الانتهاء من المحادثة. ولكن لا تحاول منع أي شخص أدار لك ظهره. فمن الأفضل أن تترك الشخص ينصرف ثم تعيد فتح الموضوع لاحقاً، وذلك عندما يكون كلا الطرفين هادئاً ومستعداً لمواجهة الموقف. تحقق من أسباب انصراف الشخص. هل كانت هناك أية مفاجآت لم يكن مستعداً لها؟ ماذا كان يجب عليك أن تفعله لتجنب حدوث هذه المفاجآت؟ كيف يمكن التوفيق بين استعداداتك والموضوع محل المناقشة؟ تأكد من اتصالك بمشرفك أو قسم الموارد البشرية لاخبارهم عن الموقف، وبإمكانك أن تطلب منهم النصح.

في حالة الصراخ في وجهك
لا تستجب للموقف بالصراخ المتبادل. احتفظ بحديثك هادئاً وحازماً ولا تُظهر أنك خائف. فإذا استمر الموظف في الصياح، فاطلب منه الانصراف وأخبره أنك سوف تستأنف المناقشة معه بعد أن يهدأ كل منكما. أما إذا شعرت بالتهديد الجسدي، فاطلب الأمن أو زملاء العمل للمساعدة.

في حالة البكاء
كن متعاطفاً، على الرغم من أن الاعتذارات سوف يكون ضررها أكبر من نفعها في الغالب (بافتراض أنك توليت الإشادة بشكل محترف حتى هذه النقطة). اعرض موضوعات. ومن المحتمل أن تؤدي الثورة من جانبك إلى زيادة حرج الموظف لذا عليك التزام الصمت. اجلس ودع الشخص يبكي، كن محترماً وانتظر حتى يكون الموظف أو الموظفة في حالة استعداد. اقترح أن تتحدث عن الموضوع فيما بعد. وقد يتوجب عليك مغادرة الحجرة لتتيح للموظف فرصة استعادة رباطة جأشه، خاصة إذا ما كان إرسال الموظف خارج الحجرة سوف يجعله عرضة لتعليقات العاملين الآخرين.

تجنب المواضيع الحساسة
مع الوعي المعاصر للتحرش الجنسي من الضروري ان تبقى على مراجعات وتقييمات الاداء الخاصة بك قانونية بما لايثير التساؤل. لذا فان اي تعليقات حتى اللغو من الكلام، يجب الا يكون مرتبطاً بالمظهر او الانشطة الشخصية والاجتماعية.
يمكن ان تكون موضوعات اخرى مثيرة للمشاكل ايضاً. فالتعليقات المتعلقة بالشؤون العائلية او الاجازات او العقارات او اشخاص آخرين في المكتب، قد تؤخذ ضدك سواء بشكل قانوني او شخصي. لذا فان التعقل مطلوب في تلك الاوقات، عندما يصيب القلق العديد من الموظفين او يصبحون عدوانيين، وهذا ما يحدث بطريقة مضاعفة، اذا كان تقييمك اقل من الجيد. وطالما ان انتقاداتك مبنية على الاداء فأنت في مأمن. وعلى هذا فان التركيز على مسؤوليات الوظيفة والتوقعات القياسية هو افضل وسيلة لتظل على الطريق.
تعتبر المقارنات على وجه الخصوص بين الموظفين امراً اشكالياً. وافضل وسيلة لتجنب الصراع والاحتفاظ بطبيعة الامور هو قول «دعنا نتحدث عنك، وليس اي شخص آخر». لا تقم بمقارنة الخبرة او المعرفة او المهارات للموظف محل التساؤل بآخرين، اقتصر في مقارناتك على تصرفات الموظفين والاهداف والتوقعات قيد التطبيق.
من الضرري ايضاً ان تبقى الامور المالية بعيداً عن عملية التقييم. يمكن تناول موضوع الرواتب والترقيات في اجتماع المتابعة، ولكن يجب ان تبنى عملية تقييم الاداء نفسها على موضوعات الاداء وحدها.

لا تتناول توجه العامل
من اكثر الموضوعات المحيرة في تناولها توجه الموظف. وذلك لانه اقل قابلية للقياس واكثر خصوصية من العديد من مجالات الاداء الاخرى، فيمكن ان يكون توجه الموظف غير مريح في مناقشته. يضعك مثل هذا الموقف في وضع المؤنب بدلاً من التعامل مع الموظف وكأنه مساو لك. وقد يحدث ذلك ان لم تتوخ الحذر. لا تعامل موظفك وكأنه طفل. اذكر المشكلة دون اصدار الحكم على السلوك. ومن الافضل تجنب مصطلح «توجه» تماماً، وذلك لانه يثير على الفور رد فعل دفاعي. يعلم كل منكما «انت والموظف» ان التوجه هو محل التساؤل، ولكن بالتركيز على السلوكيات فأنت لا تعطي للموظف اي فرصة ليشكو من مهاجمتك لشخصيته. استخدم هذه الامثلة كبداية.

__________________

محمدصبرى

تمنياتى بالتوفيق للجميع